1. 백업 뇌를 만들어라.

• 머릿속을 깨끗이 비워라.
  • 뇌가 일정을 기억하지말고 일정을 꺼내보게 하라.
  • 우리가 언제든 다음 일정을 꺼내볼 수 있다는 확신이 있다면, 우리 뇌는 방해받지 않는다.
  • 일정표와 할일 목록을 세세하게 백업 뇌를 만들어라.
    • 다음에 할일, 일정은 백업 뇌에 맡기고 현재 하고 있는일에 집중하게 한다.

2. 일정표에 인정사정을 두지 마라.

2.1. 안 지켜도 되는 일정은 없다. 확고한 일정표를 짜라

• '실제로 하지 않을 일정'은 과감히 삭제시켜라
  • 지킬 것이 확실한 항목만을 새롭게 시작하라.

2.2. 30분 원칙으로 일주일을 예약하라.

• 30분 이상 걸리는 일이라면 예외없이 일정표에 추가하라
• 회의, 개인 업무 일정은 물론 그에 따르는 준비, 이동 시간까지 모두 적는다.
• 일정표 칸에는 물리적 한계가 있다. 자연스럽게 우선순위가 잡힐 것.
  • 중요하지만 긴급하지 않은 일에 주목하라.
    • 급한 일만 쳐내다가 한 해를 날려 보낼 순 없으니.

3. 두 번째 백업 뇌 만들기

3.1. 일정표에 들어가지 못하는 일들은 '할 일 목록'에 적어라

• 30분이 채 안걸리는 일
• 당장은 아니지만 언젠가 해야 하는 일
• 장기 프로젝트
• 즉, 머릿속에 있는 모든 것을 내려놓는 느낌으로 작성하라.

3.2. 정기적으로 확인하라.

• 일정에 틈이 생길 때 마다, 할 일 목록을 보는 데 익숙해져라.

3.3. 할일 목록을 분류하는 법

• 언젠가 할 일 목록이 마구 늘어날 것이다. 이때, 할 일 목록을 '보기 편하게' 분류하고 관리하라.

3.3.1. 프로젝트별로 분류

• 지금 당장 할 시간은 없지만, 몇 주나 몇 달 후에나 할 시간이 날 아이디어를 담는 공간
• 업무별로 '큰 그림'을 그릴 수 있게, 관련 업무별로 묶기
• 중요한건 생산성에 도움이 되는 만큼 분류해야한다는 것
  • 내 시스템이 너무 복잡하다는 생각이 든다면, 시스템을 축소하라.

3.3.2. 라벨 붙이기

• 할 일 마다 라벨을 붙여라
  • 태깅을 붙인다고 생각하면 된다.
  • 예시
    • 에너지 라벨 : 내 컨디션에 따라 일을 골라잡을 수 있다.
      • 저에너지 : 영수증 정리, 메일 답장, 뉴스레터 읽기
      • 고에너지 : 기획안 초안 잡기, 데이터 분석
    • 장소와 도구 라벨 : 동선의 낭비를 획기적으로 줄이기
      • 집 : 화분 물 주기, 분리수거
      • 사무실 : 법인카드 영수증 제출, 자료 인쇄
      • 휴대폰 : 치과 예약 옮기기 등
    • 사람 라벨 : 그 사람과의 할 일을 연관지어 연결하기

4. 일주일에 한번 정도 주간 재점검하기

• 시스템을 아무리 잘 짜도, 내 삶과 맞닿아 있지 않다면 계획은 짐이 된다.
• 주간 재점검을 통해, 한 주의 계획을 점검하는 루틴을 가져라.
  • 딱 30분이면 된다고 글쓴이는 설명
• 딱 두 가지
  1. 지난 한 주의 근무를 되돌아보고
  2. 오는 한 주의 근무를 예견
  • 위 두가지를 위해 일주일에 한 번 재점검을 가진다.
• 물론 점검을 지키는게 쉬운 일은 아니다. 아래 체크포인트들을 위주로 살펴본다면 주간 재점검을 이어 나갈 수 있을 것.
  • 여유 있는 시간에 재점검을 하고 있는가?
  • 주간 재점검 일정을 지키기 어려운가?
  • 주간 재점검에 시간이 너무 오래 걸리진 않는가?

5. 마지막으로, "당신은 해낼 수 있다."

• 글쓴이는 해당 방식을 일단 한번 시도해 보라 라고 권한다.
• 자아상을 바꿔나갈 '아주 작은 행동'들을 일정표에 넣는다.
• 더 큰 목표를 세워라.
  • 막막한 목표라도 일정표에 넣고 보면 일련의 작을 일이 되어있을 수 있다.